Heimatforscher - Jäger oder Sammler?

Wie andere Heimatforscher bin ich ein Sammler. Je mehr Fragen und Themen interessieren, desto mehr Informationen tauchen auf. Die einen kann man vergessen, aber die meisten will man festhalten, man kann ja nicht wissen.

Hier beschreibe ich, wie ich so sammle, dass ich leichter wieder finden kann. Den Beginn macht der Umgang mit Dateinamen und Ordnerstrukturen.

Die erste und beste Möglichkeit, Dateien wieder zu finden, ist sie möglichst "sprechend" abzuspeichern. D.h., Informationen wie Entstehungs- oder Funddatum, Autor, Inhaltsstichworte u.ä. gehören in den Dateinamen. Bei mir kann das so aussehen:

JJMMTT_Quelle_Autorname_Titel_Alter_Titel_Namenskürzel.Dateityp

• 202010130_dateiname_hm.* (mit _hm finde meine Ausarbeitungen)

• 202010130_an_dateiname.* (an für Aachener Nachrichten)

• 202010130_an_bauer_dateiname.* (Autor = Bauer)

Diese Benennung sorgt dafür,

• dass die Dateien im Dateiexplorer nach Datum sortiert untereinander stehen
• dass nach den anderen Namensbestandteilen leicht gesucht werden kann.

Probleme

Es ist bestimmt sinnvoller, das alles noch mehr zu vereinheitlichen, da z.B. Linuxbetriebssysteme anders vorgehen als Windows, z.B. bzgl. der Verwendung von

• Groß- und Kleinbuchstaben
• Leerzeichen oder Unterstrich
• Umlauten

Umgang mit dem Originaldateinamen

Aber wie mit den Dateien umgehen, die nicht dieser Namenskonvention entsprechen? Soll oder muss der Orginalname im neuen Dateinamen vorkommen? Z.B.

• In der Regel werden Fotos umbenannt, da DSCN3835.JPG nicht aussagekräftig ist. Es gibt die Möglichkeit, den alten Namen mit aufzugreifen.
• Bei Fundstücken aus dem Internet, vor allem bei pdf-Dateien, werden technisch vergebene Namen wie 991874.pdf  verändert zu: 1894_Echo der Gegenwart.pdf.
  Will ich später die Möglichkeit haben zu prüfen, ob ich diese Datei schon besitze, muss ein Teil des Originalnamens noch vorhanden sein, z.B. 1894_Echo der Gegenwart_991874.pdf; das macht allerdings nur bei Kürzeln Sinn.

Bei bestimmten Dateitypen können zusätzlich zum Dateinamen weitere Informationen, sogenannte Metadaten mit gespeichert werden. Mit entsprechenden Programmen können diese Informationen die Suche unterstützen.

Officedateien

Fotodateien

Audiodateien

Videodateien

Jetzt wird es problematisch, da es für den Aufbau einer sinnvollen Ordnerstruktur keine 100prozentige Lösung gibt; dazu müsste man wohl eine Datenbank verwenden. Also nur Hinweise aus teilweise leidvoller Erfahrung. Drei Beispiele für sehr komplexe Strukturen.

• Ordner Bergbau 556 Dateien, 44 Ordner
• Ordner Heimat 2.951 Dateien, 197 Ordner, darin alleine der
• Ordner Kohlscheid, er umfasst aktuell 939 Dateien in 67 Ordnern

Sammle ich alles in einem Themenordner, verliere ich den Überblick bei immer mehr werdenden Dateien.

Wenn ich eine thematische Ordnerstruktur aufbaue, taucht irgendwann wieder das Mengenproblem auf; also werden Ordner aufgeteilt oder neue hinzugefügt. Aber: jede neue Zuordnung von Dateien verändert dann die bisher vorgenommenen Verknüpfungen (siehe dazu anderswo mehr).

Ordner kann man durch Kennzeichnungen priorisieren:

• Wenn die Ordnerstruktur eine fixierte Reihenfolgebraucht, können Ziffern vorangestellt werden.
• Wenn ein Ordner wichtig ist, aktuell häufiger benötigt wird und deswegen ganz oben stehen soll, bekommt er eine Null vorangestellt: 0_ordner.
• Wenn ein Ordner eher unwichtig ist und ans Ende soll, bekommt er ein x, z,B. x_archiv für Dateien von Vorversionen oder für Erledigtes.

Mit Datei- oder Ordnerverknüpfungen vermeidet man Duplikate und bringt z.B. eine Datei in weiteren passenden Ordnern unter.

Oder man legt die wichtigsten Ordner der aktuelle Projektordner als Verknüpfung auf dem Desktop ab; so hat man dann einen schnelleren Zugriff.

Wie sieht die übliche Praxis aus? Wie werden Ordner verwendet?

• Windows unterscheidet mit seinen Bibliotheken Ordnerstrukturen nach Medienart: Dokumente, Fotos, Videos usw.
• Für den Umgang mit dem Output der eigenen Digitalkamera werden rein Zeit bezogene Ordnerstrukturen vorgeschlagen.
• Wer sein Backup bei Google macht, kennt die Probleme der Trennung von Back-Up und Google Fotos.
• usw.

Aber was macht für die Ablage historischen Materials Sinn? Bei der Beschreibung einer Straße in einem Text, bei den dazu gehörenden Bildern aus der Vergangenheit und den neu entstehenden unterschiedlicher Fotografen? Wie kann man das so unterbringen, dass es den Zugriff nicht erschwert?

Machen wir es noch komplizierter: Wie unterscheiden wir das Werk von seinen Exemplaren?

Das betrifft z.B.

• Fotos:
  die Originaldatei, unterschiedliche Bearbeitungen bzgl. Ausschnitt, Farbe o.ä., die veröffentlichte Datei - hohe Qualität für den Druck, reduzierte Bild- und Dateigröße für die Homepage oder ein Vorschaubild.
• Auszüge aus einer größeren pdf-Datei, z.B. ein Artikel aus einem Jahresband.
• Bearbeitungsstände einer Datei für eine Veröffentlichung, ggf. bei mehreren beteiligten Autoren.

Spätestens hier sind wir am Ende der Alltagsmöglichkeiten eines Windows-PCs angelangt.

Was heißt das alles z.B. für ein Vereinsheimatarchiv?

Wenn man mit seinen persönlichen Versuchen hier angelangt ist, wird man ehrfürchtig bei der EDV-Verwaltung eines Heimatarchivs. Die Begrenzungen von Ordnerstruktur und Dateiablage kann nur eine Datenbanklösung aufheben. Aber ab hier wird es richtig komplex und ggf. teuer.

In Fotodateien kann man Metadaten unterbringen, die in entsprechenden Verwaltungsprogrammen gelesen werden können und nach denen man suchen kann. Bei einer Textdatei geht das nur in einer Datenbank. Hier gibt es z.B. die Möglichkeit, über Schlagworte mehreren Stellen einer Systematik zu zuordnen; auf der Festplatte geht das nicht, eine Datei kann man nur in einem Ordner speichern und in anderen ggf. über Verknüpfungen, s.o.

Und mehr zu Datenbanken im entsprechenden Menüpunkt.